NotebookLMの使い方｜議事録・マニュアル・提案書をAIで整理する【MIKAWA AI PICKS】

ChatGPTを使い始めると、「自社の資料を読み込ませる方法がわからない」という疑問が出やすくなります。Googleが提供している「NotebookLM」は、PDFや文書ファイルをアップロードし、その内容についてAIに質問・要約・整理をさせることができるツールです。

豊橋・豊川・岡崎の中小企業でも、議事録の整理、社内マニュアルの検索効率化、提案書のブラッシュアップなど幅広い用途に活用できます。Googleアカウントさえあれば無料で始められます。

NotebookLMとはどんなツールか

NotebookLMはGoogleが提供するAI研究支援ツールです。最大の特徴は「自分がアップロードした資料だけを情報源にしてAIが回答する」点です。ChatGPTはインターネット上の膨大な情報を学習していますが、NotebookLMは自分の会社の資料・ドキュメントに閉じた形でAIが働きます。

• アップロードできるファイル形式: PDF・GoogleドキュメントのURL・テキスト・音声ファイル（※形式は順次拡大中）
• 1つのノートブックに最大50個のソースファイルを登録可能
• 情報源の外から作り話をしないため、「ハルシネーション（AI特有の嘘）」が起きにくい
• 無料で利用可能（Googleアカウントが必要）

NotebookLMを使い始める3ステップ

• 【Step 1】notebooklm.google.comにアクセスしてGoogleアカウントでログインする
• 【Step 2】「新しいノートブック」を作成して、整理したいPDFや文書ファイルをアップロードする
• 【Step 3】右側のチャット欄で「この資料の要点を教えて」「〇〇の手順を簡単にまとめて」など質問する

操作は非常にシンプルで、スマートフォンからも使えます。初めて使う場合は手元の議事録PDFを1枚アップロードして、「この会議のアクション項目を箇条書きにして」と入力してみるだけでNotebookLMの便利さが体感できます。

中小企業が特に活用しやすい3つの場面

場面1: 議事録の整理と検索

毎月の会議録や打ち合わせメモをNotebookLMにまとめて登録しておくと、「3月の会議で決まったこと」「〇〇の件はいつ話し合ったか」などを後から自然言語で検索できるようになります。フォルダを掘り返す手間がなくなり、担当者が変わっても引き継ぎがスムーズになります。

場面2: 社内マニュアルのQ&A化

就業規則・作業手順書・商品カタログなどをNotebookLMに登録しておくと、スタッフが「有給休暇の申請方法は？」「〇〇の作業で使う工具は何？」と質問するだけで該当箇所が返ってくるQ&Aシステムとして機能します。マニュアルを最初から読む必要がなくなり、新人教育の負担が軽減できます。

場面3: 提案書・見積書の内容確認と整合チェック

複数の提案書や過去の契約書をまとめてアップロードして、「今回の提案と過去の事例で違う点はどこか」「仕様書と見積書の内容に矛盾はないか」と確認するのにも使えます。人の目だけでは見落としやすいポイントをAIが拾ってくれます。

ChatGPTとの使い分け

• NotebookLM → 自社の資料・ドキュメントに閉じた検索・要約・Q&Aに最適
• ChatGPT → 新しい文章の作成・アイデア出し・外部情報との組み合わせに向いている
• 両方を目的に応じて使い分けるのが、業務効率化の近道です