ChatGPT×Excel活用術｜三河の事務担当者が知っておきたい時短テクニック5選

「Excelで関数を使いたいけど書き方がわからない」「データを整理する時間が毎月かかって大変」という課題は、事務作業でよく起こります。ChatGPTはExcelの作業をサポートする強力なパートナーです。ExcelとChatGPTを組み合わせることで、これまで時間のかかっていた作業を効率化できます。

重要な注意点として、売上データ・個人情報・顧客データなどの機密情報をそのままChatGPTに貼り付けないようにしましょう。「サンプルデータ」や「匿名化したデータ」を使い、実際の個人情報・会社機密情報は入力しないことが鉄則です。

活用パターン1: Excel関数の書き方を教えてもらう

VLOOKUP・IF関数・SUMIFなど、知っていれば便利だけど書き方がわからない——という状況にChatGPTが役立ちます。「やりたいこと」を日本語で説明するだけで、使うべき関数と具体的な書き方を教えてくれます。

Excelで以下のことをしたいです。使うべき関数と具体的な書き方を教えてください。

やりたいこと：（例：A列に商品名、B列に数量、C列に単価が入っている。D列に合計金額を表示したい）
使用しているExcelのバージョン：（例：Microsoft 365 / Excel 2021 / Google スプレッドシート）

活用パターン2: エラーの原因を調べてもらう

Excelで「#VALUE!」「#REF!」「#NAME?」などのエラーが出た時、エラーの内容と使っている関数をChatGPTに伝えると原因と修正方法を教えてくれます。

Excelで以下のエラーが出ています。原因と修正方法を教えてください。

エラーの種類：（例：#VALUE! と表示されている）
使っている関数・数式：（例：=VLOOKUP(A2,D:F,2,FALSE) と入力している）
状況：（例：D列には商品コードが入っているはずだが、一部が空白セルになっている）

活用パターン3: データの整理・分類方法を相談する

Excelのデータをどう整理すれば見やすくなるか、どんな集計をすれば経営に役立つかをChatGPTに相談できます。実際のデータは貼らず「どんな列があってどう整理したいか」を文章で説明するだけで構いません。

• 売上データの整理方針を相談する — 「月別・商品別・担当者別の売上を一目でわかる表にしたい」と伝えるとピボットテーブルの使い方や集計の設計を教えてくれます
• データの重複チェック方法を聞く — 「顧客リストに重複が混ざっているかもしれない。チェックする方法は？」と聞くとCOUNTIF関数や条件付き書式の使い方を教えてくれます
• グラフの種類を相談する — 「月別売上の推移を見せたいときに使うグラフはどれが適切？」と聞くだけで具体的な種類と設定方法を説明してくれます

活用パターン4: Excelデータを報告書の文章に変換する

数字のデータを上司・経営者・取引先向けの文章にまとめる作業もChatGPTに依頼できます。実際の数値は仮の値や概数に置き換えて入力し、文章の構成だけAIに作ってもらうという方法が安全です。

以下の売上データをもとに、経営会議向けの月次報告文（200字程度）を作成してください。
数値は以下の通りです（架空の数値でテストしています）。

今月の売上：〇〇〇万円（前月比〇%増、前年同月比〇%増）
主な変動要因：（例：新規顧客3件獲得、既存顧客の単価が上昇）
懸念事項：（例：原材料費の上昇）

わかりやすく・簡潔に・事実ベースでまとめてください。

活用パターン5: マクロ・VBAの書き方を相談する

Excelのマクロ（VBA）はプログラミングの知識がなくても、ChatGPTに「やりたいこと」を伝えることでコードを作成してもらえます。ただし生成されたコードは必ず自分で動作確認をしてから業務に使いましょう。

• 毎回同じ作業を自動化したい — 「毎月末にシートのA列の合計を計算して別のシートに転記する」という作業をVBAで自動化するコードを作ってもらえます
• ボタンひとつでPDF出力したい — 印刷範囲を指定してPDF化するマクロをChatGPTに書いてもらい、ボタンに割り当てることができます